第一章 總則

第一條 為規(guī)范中國(guó)華文教育基金會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“本基金會(huì)”)檔案管理工作，根據(jù)本基金會(huì)章程，制訂本辦法。

第二條 本基金會(huì)的檔案是指：

1.上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及上級(jí)登記主管機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料；

2.向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的請(qǐng)示、報(bào)告以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的批復(fù)、指示；

3.本基金會(huì)項(xiàng)目的有關(guān)檔案，包括：項(xiàng)目立項(xiàng)的請(qǐng)示、批復(fù)；項(xiàng)目實(shí)施的具體方案；項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告；項(xiàng)目實(shí)施的相關(guān)文件，如邀請(qǐng)函、新聞通稿、新聞報(bào)道、影像資料、活動(dòng)日程、來(lái)賓名單、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等；項(xiàng)目檢查報(bào)告、項(xiàng)目整改書；對(duì)捐款人反饋的資金使用情況報(bào)告等；

4.本基金會(huì)的有關(guān)財(cái)務(wù)檔案，包括：歷年的財(cái)務(wù)憑證、銀行賬、現(xiàn)金賬、明細(xì)賬、總賬；歷年的季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度審計(jì)報(bào)告、報(bào)民政部年度工作報(bào)告；有關(guān)國(guó)稅、地稅申報(bào)材料：銀行與單位辦理有關(guān)業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議等；基金會(huì)社工參加社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人檔案及有關(guān)文件；有關(guān)基金會(huì)財(cái)務(wù)資金的申請(qǐng)、報(bào)批、執(zhí)行情況的文件；歷年本基金會(huì)的捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)發(fā)票及銀錢收據(jù)；

5.本基金會(huì)各種會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議；

6.本基金會(huì)包括各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料；

7.本基金會(huì)對(duì)外發(fā)表的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞通稿等；

8.本基金會(huì)有關(guān)人事檔案；

9.其他需要?dú)w檔的文件、資料。

第二章 檔案的歸檔和保管

第三條 上述檔案材料按類別分部門歸檔，由辦公室集中保管。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)項(xiàng)目有關(guān)文件資料的歸檔；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)有關(guān)財(cái)務(wù)文件資料的歸檔；黨中央、國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院僑辦文件資料，以本基金會(huì)、基金會(huì)秘書處名義發(fā)出的各類文件以及其他需要?dú)w檔的文件資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

第四條 各部門要對(duì)所歸檔文件分門別類建檔、編號(hào)，設(shè)立檢索目錄，置于檔案夾的首頁(yè)。

第五條 文件歸檔必須遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

文件資料歸檔具體要求如下：

(一) 分類科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)一致

根據(jù)本基金會(huì)實(shí)際情況，一般采用部門—年度—問(wèn)題進(jìn)行分類。

1.歸檔文件依據(jù)主題、內(nèi)容分別建立案卷，具體分類參照本辦法第三條。

2.各部門檔案按年度進(jìn)行歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示、批復(fù)，放在復(fù)文年歸檔；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在項(xiàng)目的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在項(xiàng)目的最后一年歸檔；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年歸檔；跨年度實(shí)施的重要項(xiàng)目資料以項(xiàng)目為首要關(guān)鍵字，年度為次要關(guān)鍵字歸檔。

(二)文件歸檔具體質(zhì)量要求

1.歸檔文件排列有序

歸檔文件排列要條理清楚，保持文件的自然聯(lián)系和歷史聯(lián)系，一般可按文件產(chǎn)生的時(shí)間和重要程度進(jìn)行排列。

有關(guān)同一問(wèn)題的文件，按文件日期先后順序排列；會(huì)議文件按重要程度結(jié)合形成的時(shí)間順序排列；一個(gè)文件印稿在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。

2.歸檔文件編目規(guī)范清楚

歸檔文件順序確定，應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)，并編定歸檔文件目錄，具體如下：

(1)順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫序號(hào)，亦即件號(hào)，正件與附件填寫一個(gè)順序號(hào)。

(2)文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

(3)作者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)和部門。

(4)標(biāo)題：一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題；簡(jiǎn)報(bào)、信息應(yīng)寫上主要標(biāo)題。

(5)日期：填寫文件的制發(fā)日期。沒(méi)有日期的文件應(yīng)考證清楚后填寫。

(6)頁(yè)號(hào)：填寫卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的編號(hào)。

(7)備注：填寫密級(jí)。

3.檔案歸檔整齊結(jié)實(shí)，用統(tǒng)一文件夾保存。

4.檔案案卷封面

檔案案卷封面要全面確切地提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和成份，標(biāo)明各卷內(nèi)文件的件數(shù)、張數(shù)和年度，填寫卷號(hào)。

封面要用簽字筆或鋼筆逐項(xiàng)注明，文字要通順、簡(jiǎn)明確切，字跡要工整、清晰。

第六條 逐步建立完善電子歸檔制度。

第三章 檔案的借閱

第七條 基金會(huì)內(nèi)部借閱檔案材料要有登記，用完及時(shí)歸還。借閱重要檔案如財(cái)務(wù)文件資料、帶有密級(jí)的文件、重要會(huì)議的記錄等，需經(jīng)秘書處領(lǐng)導(dǎo)審批，當(dāng)日歸還，不得私自復(fù)印。

第八條 上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門調(diào)閱本基金會(huì)的檔案材料，有關(guān)部門應(yīng)開具調(diào)閱函，并經(jīng)本基金會(huì)秘書長(zhǎng)同意。檔案原則上不允許復(fù)印，如需復(fù)印，需經(jīng)秘書長(zhǎng)審批。

第四章 檔案的整理和銷毀

第九條 各類檔案每年整理一次；項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸檔，裝訂造冊(cè)，交辦公室保存。

第十條 失效檔案需要銷毀，應(yīng)由管理人提出申請(qǐng)，報(bào)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。

第五章 附則

第十一條 本辦法經(jīng)2020年7月21日四屆一次理事會(huì)議修訂。

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